Poniżej zbiór faktów i wniosków na temat „organizacji wolontariuszy”.
Koordynacją wolontariuszy zajmowałem się razem z drugim „Gregiem”. Myślę, że nasz duet w miarę dobrze się sprawdził, mi w każdym razie współpracowało się z Gregiem dobrze 
Ciekawostka: W czasie organizacji ALE2011 była to normalna sytuacja (kilka osób odpowiedzialnych za jeden obszar, bez formalnego lidera). ALE2011 wprowadziło koncepcję „sof” (nawiązując do „Conference Chair”).
Podczas konferencji do zadań wolontariuszy należało: rejestracja uczestników, odpowiadanie na pytania w punkcie informacyjnym, pilnowanie czasu prezentacji, zbieranie feedbacku po prezentacji, pomoc w opiece na dziećmi, robienie zdjęć oraz reagowanie na nie przewidziane wydarzenia (np. wyczerpanie się baterii w mikrofonie).
Rekrutacja
Wolontariuszy próbowaliśmy rekrutować za pomocą Twittera, strony eventu, facebooka (bezpośrednie kontakty) i innych sieci społecznościowych. Wysłałem też e-maile do kilku uczelni w Berlinie oraz do Wrocławia. W sumie udało nam się z rekrutować 8 osób, z czego jedna się rozchorowała a druga „nie dawała znaku życia po rejestracji”.
W zespole wolontariuszy były 3 osoby z Berlina (Lina z Kolumbii, Budi i Melisa z Indonezji), 2 osoby z Brna (Petr i Michal) oraz Adam z Krakowa.
- Wszyscy zarejestrowani wolontariusze dowiedzieli się o możliwości bycia wolontariuszem bezpośrednio od kogoś, kogo znali.
- Z 8 zarejestrowanych wolontariuszy, 2 nie dotarło na event. By „bez problemu” poradzić sobie z zadaniami, jakie stały przed wolontariuszami potrzeba by około 14 osób.
- Deadline „rejestracji” wprowadzał zamieszanie. Wolontariusze nie byli pewni czy można się jeszcze rejestrować.
- Ekipa wolontariuszy była świetna
- Plakaty na uczelni! By dotrzeć do studentów, warto by było powiesić plakaty na uczelni. Niestety nie wszyscy śledzą Twittera i wchodzą na stronę konferencji
- Bezpośredni kontakt w profesorami na uczelni! Samo wysyłanie maili okazało się nie skuteczne. Niezbędny jest „osobisty” kontakt, by nie być potraktowanym jako spam.
- Zorganizować spotkanie informacyjne na uczelni. By nawiązać bezpośrednią znajomość ze studentami, i zachęcić ich do zaproszenia znajomych.
- Zamiast „deadlineu” wyswietlać, ile jeszcze miejsc zostało.
- Grafik wolontariuszy został stworzony w google spreadsheet.
- Na przyszłość, padła sugestia by pozwolić wolontariuszom się „samo zorganizować” zamiast przydzielać im godzinny samemu (lepsze, niz powiedzennie im, że jeśli chcą, mogą się wymieniać)
- Spotkanie organizacyjne powinno odbyć się dzień wcześniej w miejscu, gdzie jest konferencja! Na spotkaniu powinny obecne być osoby odpowiedzialne za kluczowe elementy programu (lightening talks, open space, sesje) lub wcześniej z tymi osobami powinno się dokładnie wyjaśnić jak będą wyglądać poszczególne elementy programu i jaki może być wkład wolontariuszy. My mieliśmy spotkanie organizacyjne w moim biurze, a potem udaliśmy się na obiadokolację do pobliskiej knajpy. Było miło i pomogło nam się to trochę poznać, ale mogło być lepiej (mogliśmy lepiej się przygotować na pierwszy dzień konferencji).
- Spróbowaliśmy zorganizować wolontariuszom coś ciekawego w Berlinie w ramach integracji. Rezultat: Jazda po ciemku autobusem nie jest aż taka atrakcja Lepiej było by zrobić ciekawy spacer. (btw, w dzień jazda piętrowych autobusem to super sposób na zobaczenie Berlina).
- Ustalić wcześniej jak zbierany będzie feedback po sesjach. Zapewnić materiały do zbierania feedbacku przy drzwiach. Nie marnować papieru (używaliśmy karteczek samoprzylepnych, trochę ich poszło..).
- Przygotować kilka przykładowych scenariuszy + zalecenia co w danej sytuacji robić. (Np. mikrofon przestaje działać, ktoś kogo nie ma na liście uczestników twierdzi, że zapłacił, komuś zginął laptop, speaker przekracza czas i zdaje się nie kończyć)
- W czasie rejestacji korzystać bezposrednio z google docs lub z excela? Mieć dostęp do większego biurka / kilku biurek rejestracyjnych (by więcej osób na raz mogło sie rejestrować).
- Zadbać o odpowiedni sponsoring dla wolontariuszy (na wszystkie wyjścia). U nas zabrało np. sponsoringu na obiad konferencyjny (uczestnicy płacili sami).
- „Przećwiczyć rejestracje” i inne scenariusze na dzień przed konferencją z wolontariuszami (a nie tylko opowiadać).
